Testa, testa, testa! säger Katarina Gospic med eftertryck. När ett nytt digitalt system ska införas på en arbetsplats är det viktigt att så många som möjligt av de kommande användarna är delaktiga i beslutet, samt att systemen testas ordentligt. Det får inte vara några ”digitala experter” en bit ifrån den praktiska verksamheten som skickar iväg beställning utifrån enbart egna preferenser. Då blir det ofta fel.

– Mitt bästa tips är verkligen att testa tekniken. Är den tillräckligt bra för alla? Det är också bra att ställa krav på dem som levererar tjänsterna, de har en stor USP i att erbjuda tillgängliga system.

Katarina Gospic tror inte att tekniken i sig är dålig eller exkluderande, tvärtom, men den måste användas på ett klokt sätt. Hur det kan göras i praktiken utvecklar hon även i sitt kapitel ”Från grottmänniska till avatar” i UUA:s nya kunskapssammanställning.

– Jag tycker att det coola med teknologi är att det öppnar upp så många dörrar. Vi måste bara utnyttja dem på ett bra sätt.

Hur ska det gå till?

– Det handlar mycket om utbildning och tid, om diskussioner på arbetsplatsen. Vi behöver lägga tid på att prata igenom hur vi vill ha det. Det får inte bli så att bara de som förstår sig på digitalisering får det bästa.

Många system ger hjärntrötthet

Våra hjärnor fungerar egentligen precis som för 40 000 år sedan, samtidigt som den tekniska utvecklingen rusar i väg. Av för många digitala system kan vi få en så kallad kognitiv överbelastning. Våra hjärnor klarar av att hålla maximalt sju saker online samtidigt, sedan blir det för mycket, förklarar Katarina Gospic. Därför är viktigt att exempelvis så långt som möjligt arbeta inom samma system och program, i stället för många olika.

– Sedan finns även hygienfaktorerna, som att stänga av notifikationer. De digitala verktygen vi har kan också boosta att vi jobbar med bara en sak i taget.

Systemen hjälper oss att inkludera

Digital teknik kan hjälpa många personer som annars inte skulle kunna vara delaktiga i beslut och processer på samma sätt, påpekar Katarina Gospic. Med hjälp av AI kan vi redan forma avatarer som kan agera åt oss i olika situationer. Digitala system kan också hjälpa oss att vara mer inkluderande när det kommer till exempelvis rekrytering – en viktig process för att få en mångfald av kompetens på arbetsplatsen.

– Genom att till exempel klicka i nya boxar i ett digitalt rekryteringssystem kan du ändra sökningskriterier och hitta en ny pool av människor.

Nu, i samband med pandemin, har vi tagit ett stort steg fram i det digitala arbetet på många arbetsplatser. Vi ser hur behoven är olika, att vissa trivs jättebra med de nya arbetssätten, medan andra mindre bra. De erfarenheterna vi har fått är viktiga att värdesätta i arbetet framåt, påpekar Katarina Gospic.

– Utbildning har exempelvis digitaliserats, vilket innebär att alla kan få tillgång till superduktiga lärare på ett helt nytt sätt. Vi har också vant oss vid digitala möten, som gör att vi kan resa, vilket gynnar både människa och miljö. Många får också ihop livspusslet nu.

Vår sociala hjärna kräver sitt

I diskussionen om inkludering på arbetsplatserna och kopplat även till pandemin, lyfter Katarina Gospic ännu en aspekt som utgår från våra fysiska förutsättningar och hjärna – nämligen vår ”sociala hjärna”. Den som gör att vi behöver känna oss delaktiga i en grupp och gemenskap.

– Att bli socialt exkluderad är som en käftsmäll för hjärnan, det kan orsaka inflammation i kroppen. Vi människor är sociala varelser, vi frodas av att få vara med. Det är viktigt att inte glömma det mänskliga i det.

Lugn och trygghet efter kris

Vi behöver ses fysisk ibland igen, och vi behöver framför allt känna oss som delar av en gemenskap, fysiskt eller digitalt. Dessutom behöver vi anpassa våra arbetsplatser till att kunna erbjuda oss det lugn vi alla behöver, särskilt efter en krissituation som pandemin har inneburit, påpekar Katarina Gospic.

– För att beslutsfattandet ska fungera väl behöver världen lugna ner sig och vila. Det hjärnan behöver för att tänka strategiskt igen är trygga och lugna platser, där vi kan boosta frontallobsfunktionen. På samma sätt som vi laddar mobilbatterierna behöver vi fler miljöer för återhämtning, lugn och trygghet.

 

Text: Enikö Arnell-Szurkos

Katarina Gospic har skrivit åtta populärvetenskapliga böcker. Den senaste är ”Digital tsunami” på förlaget Bonnier Fakta. Foto överst: Gabriel Liljevall.

Katarina Gospic – i sin artikel ”Från grottmänniska till avatar” i UUA:s rapport, som publicerades den 20 januari.

 

Tips för en lyckad digitaliseringsprocess:

Se över den digitala/kognitiva arbetsmiljön på arbetsplatsen.

Se över om det går att förenkla, skära bort något, om de är många.

Se till att digitala system som införs är breda och lättillgängliga för de flesta, men att det även är möjligt med individuella anpassningar.

Testa! Teknik handlar om att testa så mycket som möjligt för att samla på sig ett kunskapsunderlag som sedan är vägledande för kravspecifikationen på leverantören.

Våga ställa de svåra frågorna kring risk, nytta och gör etiska avväganden. Tänk till innan.