När Vasakronans huvudkontor skulle flytta för tre år sedan ville ledningen för Sveriges största fastighetsbolag göra rätt från början. Utöver utvecklingschefen kopplades även HR-chefen Cecilia Söderström in i processen.

–  Då fanns både klimattankarna där, att återanvända gammalt material till exempel, och även att det skulle bli hållbart för människor över tid.

Att göra rätt från början handlar också om resurser – att bygga om senare är ofta mycket dyrare, påpekar Cecilia Söderström. Hon nämner ett exempel på kontor där receptionen var byggd på ett marmorgolv. Hur ska någon kunna stå där en längre tid, utan att få ont?

–  Att bygga om i det exemplet gick på över en miljon kronor. Det är klart bättre att tänka rätt från början. Det ska vara hållbart och inte stänga ute människor. Det har ingen råd med egentligen.

Porträttbild på Cecilia Söderström. Foto: Gustav Kaiser.
Cecilia Söderström. Foto: Gustav Kaiser.

”Ingen ska behöva sitta hemma”

Vasakronan har arbetat med aktivitetsbaserade miljöer i över 12 år, vilket har gett företaget en lång erfarenhet inom området. Det nya kontoret är också utformat på ett aktivitetsbaserat sätt med olika zoner för medarbetares olika behov och arbetsuppgifter.

–  Ingen ska behöva sitta hemma för att de behöver lugn och ro. Vi har också utökat rum som går att boka om man vill sitta helt avskilt.

Cecilia Söderström berättar hur cheferna också har fått tillfälle att anpassa den fysiska miljön till medarbetare med NPF (neuropsykiatriska funktionsnedsättningar).

–  Vi hade praktikanter som ville prova att sitta i våra lokaler och som uttryckte sådana behov. Vi såg hur de också med enkla medel kunde få en miljö som fungerade med dem. Det kunde handla om att erbjuda vissa enskilda rum eller hörlurar, men också om samtal med chefen om hur tar emot den nya kollegan, så kallad ”onboarding”. Vi lärde oss en hel del av det.

Kontorsmiljö med en vilsam yta avskärmad från resten av kontoret. Mycket grönska och dämpad belysning.
Foto: Vasakronan

Självledarskap med tillit

Att forma den fysiska arbetsmiljön rätt från början räcker inte, konstaterar Cecilia Söderström. Ledarskapet är oerhört viktigt för att en miljö ska fungera för alla, både fysiskt och socialt. Även där har Vasakronan arbetat aktivt i många år med att utforma ett ledarskap som kan vara lyhört och öppet för medarbetares olika behov.

–  Vi jobbar mycket med det vi kallar självledaskap, där medarbetarna får tydliga mål att jobba mot men också mycket tillit, att cheferna ska våga släppa kontrollen och titta på resultatet, säger Cecilia Söderström.

HR-avdelningen jobbar väldigt nära cheferna och stöttar där det behövs. Det handlar både om ett kontinuerligt arbete med värdegrunden, och om konkreta situationer där chefer behöver stöd och råd.

–  Jag blir bara glad när en chef kommer till oss på HR. Det är så viktigt att prata om ledarskapet och förebygga svåra situationer. Att inte vänta tills det inträffar.

Kontorsmiljö med stora ytor och märkare jordfärger. Två personer sitter i en soffa i fonden.
Foto: Vasakronan

Ledarskapet får höga poäng

Nu, under pandemin har ledarskapsindexet, som är medarbetares betyg på ledarskapet, faktiskt ökat märkbart, berättar Cecilia Söderström.

–  Jag tror att det handlar om att våra chefer i många år har fått öva på att släppa kontrollen. Vi har låtit alla medarbetare få välja var de vill jobba, och litat på att de gör ett bra val. Men vi har också varit noga med att påpeka att vi inte stänger kontoret till 100 procent. Det finns de som inte kan jobba hemma, och det är en chefsfråga att även fånga upp det.

Hur går det med digitaliseringen – kopplat till universell utformning?

–  Vi har jobbat med vissa delar av det väldigt länge – till exempel med en stor öppenhet och transparens. I stort sett alla dokument som sparas är tillgängliga för alla. Vi håller inte på kompetensen utan delar med oss.

Den kulturen, av att del och vara generös med sin kunskap, tror Cecilia Söderström har bidragit till att fler medarbetare känner sig inkluderade. Behöver någon exempelvis förbereda en presentation och känner sig osäker, finns det gott om presentationer av andra att kika på och inspireras av. Men det finns områden där även Vasakronan behöver lära mer, säger Cecilia Söderström

–  UUA-lärandeforum har öppnat ögonen för vad gäller mer tillgänglighet i det digitala systemet. Att tänka på att det ska vara synligt för alla.

Kontorsmiljö av mer klassisk stil med landskap. Stora dataskärmar och mörkare jordfärger i färgpaletten på väggar och gardiner.
Foto: Vasakronan

Insatsen liten jämfört med vinsten

Vasakronan har deltagit aktivt i UUA-projektets styrgrupp sedan år 2016 och fortsätter nu att delta i nya UUA-föreningens styrelsearbete. Att lära mer om universell utformning tillsammans med andra, dela sina erfarenheter och höra om andras, beskriver Cecilia Söderström som en självklar prioritering, helt i linje med Vasakronans värderingar. Samtidigt sticker hon inte under stolen med att arbetet samtidigt gynnar affärerna, och gärna får göra det.

–  Vi är ju ett affärsdrivande företag som ägs av AP-fonderna. Vi ser att det arbete jag lägger ner i mer styrelsearbetet i UUA är en pust i rymden, jämfört med vad vi kan få in på framtida affärer, eller på ombyggnationer vi inte behöver göra i framtiden.

UUA kan ge affärer

Apropå affärer berättar Cecilia Söderström att Vasakronans UUA-arbete redan har börjat ge ringar på vattnet. Inga avtal är ännu underskrivna, därför inga detaljer, men HR-chefen berättar att en stor kund på ingång är mycket intresserad av UUA – och då inte bara om att utformandet av den fysiska arbetsmiljön, utan även de delarna som rör ledarskap, inkludering och social arbetsmiljö.

–  Det är jättespännande. De är verkligen intresserade av att göra något som är äkta och genuint på det här området. Att vi kan de här frågorna kan vara avgörande för just den affären.

Text: Enikö Arnell-Szurkos

Vasakronans bästa tips för UUA-arbetet:

  • Börja planeringen tidigt.
  • Var inte rädd för att engagera hela organisationen.
  • Visa värdet av UUA för organisationen. Sätt ord på det!
  • Gör det enkelt!